Operating room management in Klaipėda University Hospital: prospective analysis in 2009

LTTikslas: išanalizuoti planuotą ir realią operacinės apyvartą ir įvertinti operacinės darbo efektyvumą Klaipėdos universitinės ligoninės centrinio operacinio bloko 9 operacinių 2009 m. 4 mėnesių laikotarpiu.Metodas: atlikome prospektyvią duomenų analizę, naudojant statistinės programos paketą „ Statistica“, naudotas Stjudent‘ o kriterijus dviejų nepriklausomų imčių vidurkių statistiškai reikšmingiems skirtumams įvertinti. Analizavome operacinės darbą 2009 m. sausio – balandžio mėnesiais. Analizuotas 78 darbo dienų, 9 operacinių paskirto operacinės laiko panaudojimas reguliariai suplanuotu operaciniu laiku nuo 8:00 iki 16:00 (8 darbo valandos). Visose 9 operacinėse personalas buvo visiškai sukomplektuotas. Buvo vertinamas kiekvienos operacinės darbas – planinių skubių operacijų skaičius, kurios įvyko reguliariai suplanuotu laiku. Neanalizuotas operacinių darbas savaitgaliais ir švenčių dienomis. Analizuotos šios sąvokos: reguliariai suplanuotas operacinės darbo laikas, operacinio atvejo trukmė, operacinės paruošimo laikas, panaudotas operacinis laikas, grynas operacinis laikas, nepanaudotas operacinis laikas, reali operacijos trukmė, chirurgo numatyta operacijos trukmė, operacinės apyvarta, planinių, neįvykusių (atidėtų) planinių, skubių operacijų skaičius. Rezultatai: tiriamuoju laikotarpiu buvo atlikta 1982 operacijų, iš jų planinių – 1807 (91,2%), skubių – 99 (5%), neįvykusių planinių buvo 76 (3,8%) reguliariai suplanuotu laiku (8 darbo valandos). 2009 m. 4 mėnesių laikotarpiu, per 78 darbo dienas 9 operacinėse planuota dirbti 5616 valandų, realiai buvo panaudota planuoto dirbti operacinio laiko 4648 valandos (82,76%). Tiriamuoju periodu centrinio operacinio bloko 9 operacinių darbo apyvarta buvo 82,76%. Chirurgo numatyta operacijos trukmė buvo ilgesnė už realią operacijos trukmę. Operacijos trukmės variabilumas tarp chirurgų komandų buvo didelis.Operacinės paruošimo laiko vidurkis tiriamuoju laikotarpiu buvo 28 min. Išvados: centrinis operacinių blokas, susidedantis iš 9 operacinių, 2009 metų 4 mėnesių laikotarpiu dirbo efektyviai. Rekomendacijos: 1) norint padidinti operacinės darbo efektyvumą būtina sumažinti neįvykusių (atidėtų) planinių operacijų skaičių ir išnaudoti esamus operacinės pajėgumus (operacinės apyvarta padidėtų nuo 82,78% iki 89,58%), 2) norint optimizuoti operacinės darbą būtinas tolygus planinių operacijų paskirstymas savaitės dienomis, 3) realiai operacinės vadybai užtikrinti reiktų kompiuterizuotos duomenų bazės ir nuolatinės duomenų analizės, 4) chirurgas planuodamas operaciją privalo suprasti operacinio laiko, skirto operacijai atlikti, struktūrą, 5) norint tolygiai ir efektyviai panaudoti paskirtą operacinių darbo laiką būtina operacinį laiką paskirstyti chirurgų komandoms remiantis jų atliekamu planinių operacijų skaičiumi ir operacinės apyvarta, 6) norint padidinti operacinės darbo efektyvumą reikia identifuoti neefektyvaus operacinės darbo priežastis, kurios priklauso nuo institucijos, vietinės darbo kultūros, vadovavimo, 7) nežmoniškos pastangos padidinti operacinės darbo efektyvumą operacijos dieną gali būti pavojingos ir stresinės.Operacinės vadybos principų taikymas organizuojant kasdien operacinių darbą sąlygoja pacientų pasitenkinimą teikiama sveikatos priežiūra ligoninėje, o operacinės komandai sukuria nestresinę darbinę atmosferą.

ENBackground: Klaipeda University Hospital performs about 30000 surgical procedures every year. The operating room (OR) is a major production unit in hospital. The OR is very expensive to construct and to operate. The goal might be thought to be full utilization of all operating rooms during all hours that they are staffed and available for scheduling. Management is the ability to apply a diverse body of knowledge to accomplish planning, organizing, staffing, leading, and controling a work group. Methods: We decided accidentally to choose and to analyze OR utilization. We had analyzed central operating department consisting of 9 ORs with regularly scheduled time 8:00 AM to 4:00 PM (8 h), full staffed in 2009 four months period (78 workdays). Four months (78 workdays) of data were collected from the 9 operating rooms surveys. Holidays and weekends were excluded.The data was analyzed using “ Statistica” version 7.Results: There were performed 1982 surgical procedures (elective – 1807 (91,2%), urgent – 99 (5%), cancelled – 76 (3,8%)) during investigated period regularly scheduled time (8 h). Actually utilized OR time of all 9 ORs was 4648 h (82,76%), it was planned to work 5616 h. Our OR utilization was 82,76% during investigated period. Total under – utilized time was 968 h (17,36%). Surgeon estimated surgical procedure time was longer than actual surgical procedure time, variability of case duration between surgical teams was high. Turnover time mean duration was 28 min. Conclusions: Our study demonstrates that our central operating department have been worked efficiently (OR utilization was 82,76%, case cancellation rate was 3,8%, mean turnover time was 28 min, prolonged turnovers were less than 10%) in 2009 (four month period).